第一章          总  则

第一条 为加强广东省供销合作联社机关（下称省社机关）档案工作建设，提高档案管理水平，逐步实现省社机关工作规范化、科学化，有效地为供销社各项工作服务，为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《机关档案工作业务建设规范》、《广东省档案管理规定》及《中华人民共和国消防法》等法律规章，制定本管理制度。

第二条  本办法所称档案是指省社机关在工作中形成的、具有保存价值的、各种形式的历史记录。

第三条  省社机关档案综合管理要达到统一领导、统一机构、统一制度、统一归档和集中保管的基本要求。

统一领导。省社机关明确一名省社领导分管档案工作，办公室明确一名副主任主管档案工作。在业务上接受广东省档案局的指导与监督。

统一机构。省社办公室是机关档案综合管理的职能部门，内设档案室，配备专职档案管理人员，负责统一管理省社机关全部档案，并具体负责机关及直属单位档案工作的组织协调和督导检查。直属单位根据本单位的工作实际，设立综合档案室，配备专职或兼职档案员。省社机关内部各处室配备一名兼职档案员。

统一制度。制定适合省社机关实际的各类档案管理及归档制度、档案保管制度、档案利用制度、档案保密制度、档案鉴定销毁制度和档案管理人员岗位职责等各项制度。

统一归档。根据省社机关职能工作情况，各处室对本处室产生不同类型的归档材料进行收集，按期交省社档案室整理归档，确保归档的各类材料齐全完整，便于科学管理和利用。

集中保管。省社机关必须配备相应的、充足的档案装具和符合档案安全保管要求的库房和设备。机关各门类的档案，必须由档案室集中保管。

第四条  档案工作必须贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法规制度。

第五条 档案管理人员职责

1.组织贯彻实施《档案法》和总社、省档案局等有关档案工作的方针、政策和规定；

2.根据工作需要，及时修订省社机关档案工作管理办法、规定或制度；

3.制订省社机关及直属单位的档案工作计划与总结；

4.对省社机关各处室形成的各门类的档案材料进行收集、整理、立卷和归档；

5.对省社机关各处室、直属单位的档案工作进行检查、监督和指导；

6.集中管理省社机关各类档案，积极开发档案信息资源，主动为机关各项工作提供有效的服务；

7.按规定及时向省档案局移交省社机关应进馆档案；

8.做好年度档案统计工作，与省社机关信息中心共同做好档案资料的信息化处理工作；

9. 负责对省社机关及本直属单位的档案管理人员进行业务培训;

10.办理领导交办的其他业务工作。

第六条  省社机关档案管理现代化应同步纳入机关办公自动化系统，提高科学管理水平和服务效率。

第七条  档案管理人员，必须经当地或上级档案行政管理部门进行专业知识培训，并通过考试合格，取得专业培训证书。并根据工作需要，参加档案管理方面的培训班，拓宽知识面，不断更新专业知识。

档案管理人员调动时，必须将所有的档案数量状况整理清楚，认真做好交接手续。

第二章 综合管理

第八条  省社机关在工作中形成的文字、图表、声像等不同形式、不同载体的档案，由档案室负责进行综合管理。

第九条  省社机关档案综合管理的范围包括文书档案、基建档案、会计档案、已故人员档案、声像档案、房改档案、实物档案、电子文件档案等。

文书档案  指反映省社机关主要职能活动和基本历史面貌的，对省社机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的机关文件、图表等文书材料。

基建档案  指省社机关兴建的办公楼、宿舍楼及其他工程项目的文字材料、竣工图等。

会计档案  指省社机关财务统计报表、账簿、凭证、工资表及其他材料。

已故人员档案  指省社机关已故干部、职工及直属企业负责人的人事档案。

声像档案  指反映省社机关工作职能活动中形成的照片、录音带、录像带和光盘等。

房改档案  指可出售房产评估资料等。

实物档案  指省社机关在工作活动中直接形成或获得的具有保存价值的、以实物为载体辅以文字说明、反映省社机关资质、荣誉、成绩、成果等方面的历史记录。

电子文件档案  指省社机关在职能管理工作和活动中形成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘、优盘、硬盘、软盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在网络上传送的具有规范格式的电子数据。

第十条  省社机关文书档案分为永久和定期两种，定期又分为30年和10年两个保管期限。基建、房改、审计、声像、实物以及已故人员只定永久一种保管期限。会计档案按省档案局和省财政厅的有关规定分永久、长期（25年）和短期（15年）3 种保管期限。

第十一条  档案按不同类型，应当定期归档。

 文书档案 由省社机关各处室按规定进行整理，在翌年3月底前向档案室移交。

会计档案 由财务部门按规定进行整理，每三年向档案室移交一次会计档案。

已故人员档案 由人事处按规定进行整理，在工作人员去世1年后移交档案室。

声像档案 在声像材料形成后，制作人员必须在2个月内按省社机关管理规定的要求进行整理，并移交档案室。

实物档案 自收集之日起，收集人必须在2个月内按省社机关管理规定进行整理，并移交档案室。

第十二条  编写省社机关年度归档说明。年度归档说明的主要内容有四个方面：一是工作完成情况；二是机构沿革及其变化情况；三是主要负责人任职及其变化情况；四是档案整理归档情况。

编制纸质档案目录。档案目录由省社机关本年度的归档说明、目录索引、文件目录等部分组成。

第十三条  省社机关档案室应按规定编制各类档案目录，开展档案编研工作，积极主动提供档案利用，做好档案利用登记。

第十四条  档案收进与移出都应该登记入册。准确编制省社机关档案工作情况统计年报，及时报送省档案局备案。

第十五条  对省社机关已满保管期限的档案必须按规定进行鉴定销毁。

第三章 立卷归档

第十六条  省社机关工作活动中形成的具有使用和保存价值的各种文件材料，在办理完毕后，应移交档案室进行整理、立卷、归档。

第十七条  立卷归档任务的划分：

(一)省社档案室负责各处室承办纸质文件的分类归档，并把没有在省社OA系统上流转的文件检索数据分类输入到档案管理软件中；

已在省社OA系统上流转的电子文件由各处室负责分类归入各处档案数据库里，并由档案室负责审核移归到档案综合管理系统的数据库。

(二) 省社机关与外单位联合发文的文件，属本单位主办的，底稿由综合档案室归档；本单位代上级机关草拟的文件及其定稿，由上级机关立卷。

第十八条 归档和不归档文件材料的范围及归档划分保管期限：按《广东省供销合作联社文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》执行。

第十九条  归档的具体要求是：

(一) 省社机关的档案按《广东省供销合作联社档案分类办法》进行分类。

(二) 应归档的文件材料必须齐全完整，按问题、组织机构、作者、时间、文种和通讯等特征立卷。

(三)在归档的文件材料中，应将相应的正件与附件、打印件与定稿、批转文件与原件放在一起不得分开。

(四)不同年度的文件一般不得放在一起，若是计划、总结在同一文件中，应视文件内容的主次放在签字年度。

(五)归档文件材料应按一定顺序进行科学的排列，依次编写页码，并在每份文件材料的右上方加盖档号章。

(六)档案盒，应逐项按规定填写清楚。并用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

(七)卷内文件材料要去掉金属物，破损的文件应裱糊，字迹扩散的应复制与原件一并立卷。

(八)声像材料应单独存放卷盒，照片放相册中，并用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

第二十条  省社机关档案室应将归档案卷按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。案卷排列方法应统一，前后保持一致，不得任意改动。按保管期限、组织机构或问题重要程度进行排列，依顺序编案卷号或件号、档号，案卷目录号不能重复，一本案卷目录内的案卷号不能重复，同年同机构内件号不能重复。编制案卷案件电子目录。

第二十一条  《档案目录》汇编永久一式三份、短期30年和10年一式两份，作为档案室基本的检索工具和进馆档案的移交目录。

第四章  档案保管

第二十二条  省社机关档案是反映职能管理工作的真实记录，是省社机关的历史财富，凡属于省社机关归档范围的档案资料必须齐全完整地移交省社机关档案室集中统一保管，任何单位和个人不得私自留存。

第二十三条  省社机关应根据保存档案资料的数量，设置必需的档案专用库房和足够的柜架（装具），必须配备防盗、防光、防高温、防火、防尘、防潮、防鼠、防虫等“八防”设施。

第二十四条  档案库房由专人负责按《广东省供销合作联社档案库房管理规定》管理，应根据需要增置温湿度计、去湿机、吸尘器、空调设备等设施，并做好温湿度记录，及时对档案库房的温湿度进行调控。

第二十五条  档案保管坚持“谁主管、谁负责”的原则，严格执行保管规定，未经档案室工作人员同意，不得擅自进入库房。

第二十六条  档案库房内要编制档案存放指引，并绘制档案存放示意图；各类档案应摆放有序，以便保管和利用。

第二十七条  档案收进或移出，必须严格核对移交目录，并履行签字手续。建立健全档案资料的统计制度，对档案的收进、移出、库存、利用、销毁等情况进行统计，并按规定向省档案局报送档案基本情况统计表。

第二十八条  对超过保管期限的档案，必须严格按照省社机关档案鉴定工作制度进行鉴定销毁。

第二十九条  档案室应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况应及时解决。

第五章    档案保密

第三十条  省社机关具有保密性的档案材料、统计数据，原则上只提供给省社机关和有业务关系的工作部门内部利用。利用者必须对保密资料、档案和数据严格管理，不得擅自对外泄露和公开。

第三十一条  省社机关工作人员查阅秘密以上的档案，原则上不能进行复印。如特殊原因确需复印的，须经分管档案工作的省社领导和主管档案工作的办公室领导同意，并按省社机关保密规定到保密室办理登记手续。

省社机关具有机密性的档案，无关部门及人员一般不得查阅，确需查阅的，应由分管档案工作的省社领导审核同意，才能提供查阅。

第三十二条  省社机关党组会议记录本原则上只向党组成员及党组秘书提供利用。其他工作人员如特殊原因确需查阅的，必须经分管档案工作的省社领导同意，才能调阅。

第三十三条  档案管理人员应认真遵守省社机关保密工作的有关规定，按规定提供档案利用。

第六章    档案利用

第三十四条  档案室管理人员应熟悉档案室所藏档案的情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。

第三十五条  档案室应当按照档案局的有关规定，编制规范的档案目录、索引等检索工具，以提供利用。

第三十六条  各处室工作人员因工作需要借、查阅档案、资料时，必须办理档案资料借、查阅登记手续，明确借阅期限、如期归还。借阅档案、资料不得转借他人。借出的档案一般限于5个工作日内归还，如需延期，应办理续借手续。

第三十七条  档案原则上不向外单位提供，外单位确因工作业务关系，需要查阅档案，必须持查阅单位的介绍信（注明查阅档案范围、内容、用途），才能提供利用；一般情况下不予复印；如确需复印的，须经办公室主管档案工作的领导同意。省社机关档案室不向中介机构提供档案利用服务。

第三十八条  借、查阅者要确保档案、资料的安全、完整和原貌，严禁撕毁、折叠、污损、拆散、抽出或剪裁档案、资料，不准在档案、资料上点圈、划线、打叉、涂改。查阅档案资料只能在档案室查阅，阅览档案资料时严禁抽烟、喝水、吃食物。

第三十九条  查、借阅档案资料者,在查、借阅工作结束后，应主动填写档案利用效果登记表，及时把利用情况反馈给档案室。

第四十条  凡违反借、查阅规定，造成损失者，按照《档案法》及《档案法实施办法》的有关条款处理。

第七章 档案鉴定、销毁和移交                                                                                                                                                                                                                                                                                      

 第四十一条  建立省社机关档案鉴定小组。档案鉴定小组由分管档案工作的省社领导、办公室主任及主管档案工作的副主任、档案员和各处室兼职档案员共同组成鉴定小组。

第四十二条  省社机关档案鉴定小组负责对保管期满的档案进行鉴定和处理工作。

第四十三条  档案销毁的手续。销毁失去保存价值的档案必须由省社机关档案鉴定小组提出意见，登记造册，并经分管领导批准后，由档案鉴定小组中的2名成员在指定地点监销，并在销毁清册上签字。

第四十四条  经省社机关档案鉴定小组登记并签字确认的档案销毁清册应放在省社机关全宗卷内长期保存。

第八章    电子文件归档

 第四十五条  电子文件，是指省社机关在职能管理工作和活动中形成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘、优盘、硬盘、软盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在网络上传送的具有规范格式的电子数据。

 第四十六条  省社信息中心是电子数据维护和备份工作的技术主管部门。

第四十七条  省社办公室是电子文件数据的管理部门，负责指导与监督省社机关各处室的电子文件归档整理工作。

 第四十八条  省社机关各处室应当指定专人负责本处室电子文件数据的管理、归档工作，将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

 第四十九条  电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档前由各形成处室、部门负责，归档后由档案室负责。

第五十条  电子文件按照《省供销合作联社文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行归档并划定保管期限。

第五十一条  电子文件同时存在相应的纸质文件或其他载体文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致，并相互建立准确、可靠、对应的标识关系。

 第五十二条  在收集电子文件时，应同时收集相对应的纸质文件或其他载体形式的文件。

 第五十三条  记录了重要文件的修改过程、有查考价值的电子文件应与重要文件的电子文件同时收集。

第五十四条  各种类型的电子文件收集要求：

用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

用扫描仪等设备获得的图象电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

用视频设备获得的动态图像文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。

计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

第五十五条  电子文件办理完毕后一般应向档案室归档。

 第五十六条  需要永久和长期保存的电子文件，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

第五十七条  电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。

第五十八条  省社机关应在运行电子文件处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子文件，以保证归档电子文件的完整、安全。

第五十九条  省社机关信息中心应在电子文件处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子文件实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子文件的真实性。

第六十条  省社机关各处室在电子文件归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质文件核对内容、签章，审核电子文件收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子文件及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子文件与相应的纸质文件内容及其表现形式一致，处理过程无差错。

第六十一条  归档电子文件的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子文件传输系统从网上交接。

第六十二条  通过存储体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第六十三条  归档电子文件应存储到符合保管要求的脱机载体上。

第六十四条  归档电子文件应按省社机关档案综合管理分类办法进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。封存载体不外借。

第六十五条  归档电子文件提供利用的方式有：提供拷贝、通信传输、直接利用。未经批准，任何单位或个人不得擅自复制电子文件。

第六十六条  超过保管期限的归档电子文件的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子文件可以进行逻辑或物理删除，并应由档案室列出文件目录存档备查。

第九章  档案库房应急处置

第六十七条  依据“预防为主，防消结合”的工作方针，立足于完善省社机关内部安全防范措施，切实增强机关工作人员防灾、防火意识，提高应急处置和应对能力，确保省社机关档案和人员的安全。

第六十八条  省社机关办公室是档案库房应急处置的主管部门和日常管理机构，统一组织、指挥、协调库房突发事件的应急处置，遇到紧急情况立即启动应急机制，抢救库房档案和物资。

要保证库房周围灭火器、消防栓箱、报警器等安全设施正常运行。

省社档案室是档案库房的具体管理部门，负责档案库房的日常安全管理，按照《省社机关档案保管制度》定期对档案库房进行安全检查，杜绝安全隐患，保证档案库房内部各种设备和设施的正常运行，发现问题及时向上级领导或主管部门报告，并及时整改。

第六十九条  档案库房发生火灾或报警器报警及其它灾害时按以下程序进行处理：

接到报警电话或发现灾情的第一人应立即以最快速度通知省社机关办公室领导。

省社机关办公室和档案室管理人员要迅速集合人员携带有关器材到灾害现场实施扑救，并根据现场情况拨打119等电话请求公安消防队支援。同时向分管办公室的省社领导准确报告灾情情况。

省社机关办公室和人教处除组织做好灾害扑救工作外，还应负责保护灾害现场，维护灾害现场周围的秩序和安全，防止无关人员进入。

第七十条  灾害严重需转移档案时，应按照文书档案－专门档案－资料及永久、长期、短期档案保管期限依次组织抢救工作。抢运出来的档案资料集中到安全地带后派两名以上人员专门负责看护，以确保档案的安全。

第七十一条  由办公室会拟写灾害事故情况报省档案局。

第十章  附则

第七十二条  本管理制度由省社机关办公室负责解释。

第七十三条 本管理制度自发布之日起实施。原《广东省供销合作联档案管理办法》（粤供办〔2012〕1号）同时废止。