机关各处室：

《广东省供销合作联社机关公文处理规定》已经省社理事会主任会议讨论通过，现印发给你们，请认真贯彻执行。

 

 

 

                      广东省供销合作联社办公室

          2013年10月23日

 

广东省供销合作联社机关公文处理规定

 

第一章 总则

第一条 为促进广东省供销合作联社（以下简称“省社”）公文处理工作的规范化、制度化、科学化，进一步提高公文处理工作的质量和效率，根据《中央办公厅、国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》和省委办公厅、省政府办公厅的有关规定，结合省社实际，制定本规定。

第二条 本规定所指公文是指省社开展各种政务、社务活动过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达、贯彻党和国家的方针、政策，依法进行社务活动的重要工具。

第三条 本规定适用于省社本级机关公文处理工作。省社直属单位可参照本规定，结合实际自行制定本单位公文处理制度。

第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。行文应当确有必要, 讲求实效,可发可不发的不发，力戒长、空、虚，力求短、实、新。

第六条 省社办公室是省社机关公文处理的管理部门，负责省社公文流转及指导、督促、检查工作。

 

第二章 公文种类和版式

第七条 省社制发的公文种类主要有10种：

（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（五）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（六）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。

（七）请示。适用于向上级机关请求指示、批准事项。

（八）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（九）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第八条 省社制发的公文版式根据性质、内容及其重要程度，分为以下9种：

（一）省社党组文件。发文机关标识为“中共广东省供销合作联社党组文件”、代字为“粤供党×”的公文，盖“中国共产党广东省供销合作联社党组”章。适用于发布省社党组决定、规定、通知、意见，部署一个时期的中心工作，批复下级党组（党委）的重要请示事项，向上级党组织或有关部门报告、请示工作等。

（二）省社文件。发文机关标识为“广东省供销合作联社文件”的公文，盖“广东省供销合作联社”章。 适用于转发上级方针、政策，向全国总社、省政府报告或请示问题，对全省系统工作作出部署，印发有关规定、办法、通知，批复直属单位、下级机关的请示等。发文代字以“粤供×”的形式编制，如“粤供综〔2013〕1号”。

（三）省社函件。发文机关标识为“广东省供销合作联社”的公文，盖“广东省供销合作联社”章。适用于省社对平行机关和不相隶属机关商洽工作、询问和答复问题，印发或转发全省系统的一般性、常规性、业务性工作文件，综合性会议通知，常规性工作办理情况报告等。发文代字以“粤供×函”的形式编制，如“粤供综函〔2013〕1号”。

（四）省社办公室文件。发文机关标识为“广东省供销合作联社办公室文件”的公文，盖“广东省供销合作联社办公室”章。适用于转发全国总社办公厅文件，印发省社机关内部管理规定等。 发文代字以“粤供办×”的形式编制，如“粤供办综〔2013〕1号”。

（五）省社办公室函件。发文机关标识为“广东省供销合作联社办公室”的公文，盖“广东省供销合作联社办公室”章。适用于印发系统业务会议或培训通知，省社机关内部布置专项工作、通知有关事项等。发文代字以“粤供办×函”的形式编制，如“粤供办综函〔2013〕1号”。

（六）省社直属机关委员会文件。发文机关标识为“中共广东省供销合作联社直属机关委员会文件”、代字为“粤供直党×”的公文，盖“中国共产党广东省供销合作联社直属机关委员会”章。适用于传达、贯彻省直机关工委的决定，发布直属机关党委的决定、意见，批复下级党组织的请示事项，向省直机关工委报告、请示工作，涉及青年或妇女工作的报告、请示、批复等。

（七）省社纪检组文件。发文机关标识为“中共广东省供销合作联社纪检组文件”、代字为“粤供纪×”的公文，盖“中国共产党广东省供销合作联社纪检组”章。适用于纪检组发文。

（八）省社工会文件。发文机关标识为“广东省供销合作联社工会委员会文件”、代字为“粤供工×”或“粤供工字×”的公文，盖“广东省供销合作联社工会委员会”章。适用于省社工会发文。

（九）省社会议纪要。发文机关标识为“纪要”的公文。专门用于记载和传达省社党组会议、理事会主任会议和办公会议的决定事项和主要精神。其中党组会议纪要代字以“粤供党会议纪要×”的形式编制，盖“中国共产党广东省供销合作联社党组”章。

第九条 省社办公室负责统一制定和管理省社公文版式、发文代字和印章，如因机构或处室调整、工作需要等需更改、增删、调整时，由省社办公室统一调整公布。

 

第三章 发文办理

第十条 省社行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。省社内设机构除办公室外不得以处室名义对外（含省社直属单位）正式行文。同级机关必要时可以联合行文。

（一）向上级机关行文，应当遵循以下规则：原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送其他相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关；下级机关的请示事项，如需省社名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关；请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项；除上级机关负责人直接交办事项外，不得以省社名义向上级机关负责人报送公文，也不得以省社负责人名义向上级机关报送公文。

（二）向下级机关行文，应当遵循以下规则：省社向本省各级供销社的行文，必要时抄送当地人民政府；涉及多个处室或省有关单位或地方权限范围内的事项，主办处室应事先与处室、有关单位或地方主动协商取得一致，凡未协商一致的，不得向下行文；凡转发上级机关或其他职能部门的文件，必须提出具体贯彻意见，否则原则上只将原文翻印下发。

第十一条 省社拟制公文，应当按照以下程序：

（一）主办处室拟稿，处室负责人核稿；

（二）文稿涉及其他处室或直属单位职能的，主办处室组织会签；

（三）办公室审核把关；

（四）省社领导审批签发；

（五）主办处室校对；

（六）办公室编发文号、印制、盖章及分发。

第十二条 主办处室拟稿及负责人核稿应做到：

（一）符合国家的法律法规、方针政策和上级有关规定，提出的措施要切实可行。

（二）文稿主题突出，层次分明，结构严谨，表述准确，文字精练，格式规范。

（三）文种使用正确，行文规则、文稿格式符合《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》的规定。

（四）公文标题一般用2号小标宋体字，应当准确简要的概括公文内容，并写明发文机关，公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（五）引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义，日期表述应当写清楚年、月、日。

（六）正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

（七）公文中的数字，除部分结构层次序数和词、惯用语、缩写语中作为词素的数字使用汉字外，一律使用阿拉伯数字。

（八）凡根据外单位来文要求所草拟的公文，必须附带来文。

（九）除重要工作部署性文件外，省社下发的文件一般不超过3000字；除上级有明确要求的外，报送省委、省政府和全国总社的请示、报告、简报一般不超过3000字，信息不超过1000字。

（十）处室负责人核稿后应签名并注明日期。

第十三条 协办处室会签应做到：

涉及其他处室职责范围的文稿，主办处室应主动与有关处室或单位协商、会签。协办处室须对会签公文中的业务相关内容进行认真审核把关，审核完成后协办处室负责人应签名并注明日期，并将会签文及时退回主办处室。涉及省社直属单位的文稿，由挂钩处室组织相关直属单位会签。

会签中如有分歧意见时，有关处室需先协商一致；经协商仍未能达成一致时，有关处室应列明各自理据，报省社领导协调或审定。未协商一致的会签文稿，办公室不予受理。

第十四条 经处室负责人核签的文稿，须送办公室进行审核把关（有保密要求的公文或机关内部具体事务类公文除外）。办公室审核把关的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和公文拟稿的有关要求，公文格式是否符合规定，送审文稿是否齐整，发文拟稿单是否填写完备等。对于不符合办文格式和规范、结构散乱、要求不明确、措施不具体的文稿，办公室应退回拟稿处室并说明理由。办公室审核把关时如对文稿内容作较大修改，应与拟稿处室沟通情况。审核完成后办公室文秘岗、办公室主任或分管副主任签名并注明日期。

第十五条 经办公室审核后的文稿，送省社主要领导或分管领导审批签发。

（一）属于综合、全面、重大事项的，如主送全国总社、省委、省人大、省政府、省政协及其办公厅报送的重要请示、报告，关系全局的重大工作安排和部署，向省和全国评比活动推荐的先进单位、先进个人名单及材料，系统先进单位、先进个人表彰决定，涉及重大财务、人员机构、干部任免（处分）等，经省社分管领导审核后，由省社主要领导签发；或省社分管领导认为需由省社主要领导签发的其他文件。

（二）属于省社分管领导职责范围内的事项，由省社分管领导签发；涉及两位或两位以上省社分管领导的事项，经有关省社领导审阅后，由拟稿处室的省社分管领导签发。

（三）如呈送审批签发的省社领导外出时间较长而公文又较紧急时，由主办处室电话请示省社领导并做记录后先发，待其回来后补签；或由受其委托的其他省社领导审批签发。

（四）文稿在会签和办公室审核过程中修改较大、文面不清的，应出清样后再送省社领导签发，经修改的拟稿须附在清样之后，供省社领导审阅和存档。

第十六条 省社办公室文件和省社办公室函件经文书处理后，由办公室主任或分管副主任签发，必要时可报省社相关领导审批签发。

第十七条 省社领导签发后的文稿，由办公室负责清稿、编发文号、印制及分发。公文印制须严格按照《党政机关公文格式》规定要求，确保公文印制规范、页码完整、附件齐全。公文印制完成及盖章后应通过邮寄、交换或电子传输系统及时分发，如有特殊时限要求的由主办处室自行处理。

第十八条 公文由主办处室负责校对。已经签发的公文，处室和个人不得再行更改公文内容，如确需更改的，应送交办公室按程序办理。

第十九条 省社与外单位联合发文按本规定拟稿、核稿、审核把关、送省社领导签发后，由主办处室组织与有关单位会签。外单位与省社会签文件，由办公室登记后，交有关处室审核，经办公室核稿把关后送省社领导签发。

第二十条 代省委、省政府及省委办公厅、省政府办公厅等草拟文电稿，按本规定拟稿、核稿、审核把关，由省社主要领导签发。需要与有关部门会签的，主办处室组织与有关部门会签，然后送省委办公厅、省政府办公厅等按程序办理。

第二十一条 各处室要努力提高发文办理效率。处室会签一般不超过1个工作日，简单事项应随收随签；办公室审核、呈批、印制及分发一般不超过4个工作日。紧急公文须在规定时限内完成；省委、省政府及相关部门征求意见类的公文，主办处室须按要求时限拟文回复，必要时由办公室进行立项督办。

 

第四章 收文办理

第二十二条 收文办理指收到公文的办理过程，主要包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十三条 凡主送省社和省社办公室的公文，由办公室签收、拆封和登记，其他处室不得直接接收及处理其他单位主送省社的公文；主送处室的公文，处室拆封后也须交由办公室登记、处理。省社领导直接收到的公文，如需要以省社机关名义答复、办理的，应批转办公室处理。一般不以个人名义接收公文。 

第二十四条 收到下级单位上报的需要办理的公文，办公室应当进行审核。审核重点是：来文是否需由省社办理，是否符合行文规则，内容是否符合国家法律、法规及其有关规定，文种使用、公文格式是否规范，材料是否齐全。对不符合规定要求的来文，经办公室主任或分管副主任批准，可退回来文单位并说明理由。

第二十五条 经审核，对符合本规定要求的来文，办公室应及时提出拟办意见。拟办意见原则上根据来文要求和机关内部职能分工提出，需两个以上处室办理的应明确主办处室，有时限要求的应明确办理时限。

（一）涉及重要政策和重大事项的文件，送省社领导审阅和相关处室传阅。省社领导有批办意见的按批办意见办理。

（二）常规性、专项性工作文件，送省社分管领导审阅和职能处室办理；涉及两个以上职能处室工作的文件，需同时送相关省社分管领导审阅。

（三）专项业务工作报告、非密级的会议材料，一般性的征求意见稿、业务请示或简报、信息、资料，可由办公室直接呈送省社领导，或分送相关处室。

第二十六条承办处室收到需要办理的公文后应及时落实具体承办人，并在规定的时限内完成，不得延误、推诿。如对拟办意见持有异议，承办处室须在1个工作日内向办公室提出，由办公室视情况作出决定。

第二十七条 凡列入督办事项的公文，办公室须严格执行省社督办工作制度，并根据缓急程度、承办时限要求，对承办情况进行督促检查；承办处室要经常检查文件运转情况，及时催办。做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 

第二十八条 办公室根据省社领导分工，一般按“谁主管、谁审批”原则及时呈送公文。

（一）呈省社领导阅知的公文原则上按领导同志的排序从前往后呈送；呈省社领导批办的公文原则上从后往前呈送。

（二）如省社领导外出，经电话请示并记录后，按领导指示意见办理；或呈省社主要领导指定的其他领导审批；或经外出领导同意后按下一程序运转，待该领导返回后再呈送。

（三）呈送多位省社领导阅示的公文，其他领导有重要批示和具体交办意见的，办公室须及时向原审批过该公文的领导或有关领导报告。

（四）呈送的公文，省社领导有明确指示的，按批示意见办理；省社领导批示不完全一致的，由办公室先行协调，如协调一致则按协调后的意见办理，如协调仍不一致则呈报省社主要领导决定。

（五）需办理的公文，主办处室的省社分管领导应当明确签署办理意见，其他省社领导如无不同意见可直接签名或圈阅。

第二十九条 各处室应指定1名收文员负责处室公文的签收、登记、传递及清退等工作。传阅性的公文，应在收文起2个工作日内阅签并退回办公室，由办公室转交下一个传阅部门；紧急阅文应于当日退回办公室。

第三十条 办公室收到需要办理的紧急公文，应即到即办，先将来文复印件交承办处室办理，原件继续呈批。依照省相关规定，凡要求7天内完成的事项定为“特急”，14天内完成的事项定为“急件”，由办公室根据紧急程度加盖相关印章。

第三十一条 各处室送省社领导的签报、请示、情况汇报等书面材料，须经办公室审核及呈批（省社领导明确要求直接送其本人的事项除外）。

第五章 附则

第三十二条 办结的公文，应按照省社档案管理相关规定，由承办处室及时将公文原稿及其有关材料收集完整并整理后，交办公室统一立卷归档。 工作人员离岗离职时，所在处室应当督促其将暂存、借用公文及时移交、清退。

第三十三条 各处室应通过省社网站、省社办公自动化系统，将一些宜于公开的工作安排、通知和社务信息实行网络传输、发布，以提高工作效率。

第三十四条 涉密公文管理按照《广东省供销合作联社保密工作制度》执行。

第三十五条 省社电子公文处理的有关规定另行制定。

第三十六条 本规定由省社办公室负责解释。

第三十七条 本办法自发文之日起施行。2002年6月24日省社印发的《广东省供销合作联社公文处理办法》同时废止。